Tietosuoja

Koronan vaikutukset opiskelijatalon toimintaan

Minimoidaksemme koronaviruksen (COVID-19) leviämisen, opiskelijatalon hallitus toivoo, että jokainen varaaja toimittaa ennen varausta meille osallistujalistan, josta käy ilmi osallistujien nimet sekä puhelinnumerot. Lista toimitetaan sähköisenä osoitteeseen toiminnanjohtaja@opiskelijatalo.fi.

Osallistujalista sälytetään 21 päivää varauksesta, sen jälkeen tiedot hävitetään. Yhteystietoja voidaan tarvittaessa käyttää koronavirustartuntojen ja-altistumisten jäljittämiseen, jos tämä on tarpeellista.

Yhteystietoja ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen esimerkiksi markkinointiin tai asiakasviestintään. Tietoja käsittelee ainoastaan opiskelijatalon toiminnanjohtaja ja tiedot on suojattu Google -palvelun käyttöoikeusasetuksin niin että ainoastaan opiskelijatalon toiminnanjohtajalla on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, jotka vaaditaan sisäänkirjautumisen yhteydessä. Tietoja ei luovuteta ilman asiakkaan lupaa kolmansille osapuolille muuten kuin lain velvoittamissa tapauksissa tai viranomaisten vaatimuksen edellyttämällä tavalla.

Asiakasrekisteriseloste

Tietosuojalain (1050/18) 1-38§

EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen 2016/679 perustuen Satakunnan Opiskelijatalo ry käsittelee tietoja seuraavasti:

1. Rekisterinpitäjä

Satakunnan opiskelijatalo ry, Y-tunnus 2528267-3

Antinkatu 7, 28100 Pori

2. Rekisterin nimi

Satakunnan opiskelijatalo ry:n asiakasrekisteri

3. Organisaation yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Toiminnanjohtaja Ida Talvinen

Satakunnan opiskelijatalo ry

Antinkatu 7, 28100 Pori

p. 0453323903

toiminnanjohtaja@opiskelijatalo.fi

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään opiskelijatalon vuokrausten toteuttamiseen; asiakassuhteen hoitamiseen, tilausten toimittamiseen ja laskuttamiseen. Tämän lisäksi tietoja käytetään myös kohdennettuun sähköpostimainontaan.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (artikla 6, kohta 1 a & b) mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön dokumentoitu suostumus & käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena.

Koska henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröitävän suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa keräämiseen ja säilyttämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

- asiakkaan yhteystiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, mahdollinen y-tunnus

- vuokranmaksuun liittyvät tiedot, kuten laskutusosoite

- muut vuokraukseen tai asiakassuhteeseen liittyvät tiedot

- muut asiakkaan itse antamat tiedot

6. Tietolähteet

Rekisterin tietoja kerätään asiakkailta itseltään vuokrauksen tai muun yhteydenoton yhteydessä.

7. Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta ilman asiakkaan lupaa kolmansille osapuolille muuten kuin lain velvoittamissa tapauksissa tai viranomaisten vaatimuksen edellyttämällä tavalla.

8. Tietojen säilytysaika

Asiakkaan tietoja säilytetään korkeintaan kolme vuotta tai kunnes asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun.

9. Rekisterin suojaus

Ainoastaan määrätyillä opiskelijatalon työntekijöillä ja luottamushenkilöillä sekä erikois- tapauksissa opiskelijatalo yhdistyksen kokouksella on oikeus käyttää rekisteriä. Tiedot on suojattu Google Drive -palvelun käyttöoikeusasetuksin ja kullakin käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, jotka vaaditaan sisäänkirjautumisen yhteydessä.

10. Tarkastus- ja korjausoikeus sekä oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (henkilötietolain 26 §).

Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen luovuttamista.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (tietosuojalaki 1050/2018). Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli havaitsee tietosuojaa koskevia puutteita tai väärinkäytöksiä.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja käsitellään Googlen pilvipalveluissa, joten tietoja saattaa siirtyä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Google on sitoutunut noudattamaan EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -sopimusta.

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Erimielisyystapauksissa rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelystä tietosuojaviranomaisille.

Kuva @Canva

Jäsenrekisteriseloste

Henkilötietolain (523/99) 10§

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679


1. Rekisterinpitäjä

Satakunnan opiskelijatalo ry, y-tunnus 2528267-3

Antinkatu 7, 28100 Pori


2. Rekisterin nimi

Satakunnan opiskelijatalo ry:n jäsenrekisteri


3. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Toiminnanjohtaja Ida Talvinen

Satakunnan opiskelijatalo ry

Antinkatu 7, 28100 Pori

p. 0453323903

toiminnanjohtaja@opiskelijatalo.fi


4. Rekisterin käyttötarkoitus

Yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon pitäminen sekä koulutuksista, tapahtumista ja palveluista tiedottaminen. Henkilötietojen käsittelyä toteuttaa Satakunnan opiskelijatalo ry:n Toiminnanjohtaja sekä hallituksen puheenjohtajisto.

Henkilötietolain (523/1999) 8§:ssä 5. kohdassa tarkoitettu yhteysvaatimus: jäsenyyssuhteen hoitaminen.

Tietosuoja-asetus (Art 6 kohta 1 b) ”käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.”


5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään rekisterin käyttötarkoituksen mukaisia tarpeellisia tietoja:

- Jäsenen yhteystiedot: Nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, mahdollinen y-tunnus

- Jäsenmaksu tiedot

- Muut jäsenyyteen liittyvät tiedot

- Muut asiakkaan itse antamat tiedot


6. Tietolähteet

Rekisterin tietoja kerätään jäseneltä itseltään tapahtumien ja kokousten yhteydessä.


7. Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa muuten kuin lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tai viranomaisten vaatimuksen edellyttämällä tavalla.


8. Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään korkeintaan vuosi jäsenyyden päättymisen jälkeen


9. Rekisterin suojaus

Rekisteri on sähköinen. Ainoastaan määrätyillä opiskelijatalon työntekijöillä ja luottamushenkilöillä erikois- tapauksissa opiskelijatalo yhdistyksen kokouksella on oikeus käyttää rekisteriä. Rekisterissä on eri käyttäjätasoja, jolloin käyttäjä saa ylläpito- ja selausoikeuden ainoastaan tehtävänsä kannalta tarpeellisiin tietoihin. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana, jotka vaaditaan sisäänkirjautumisen yhteydessä. Tietoliikenne on salattua.


10. Tarkastus- ja korjausoikeus sekä oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (henkilötietolain 26 §).

Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen luovuttamista.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (henkilötietolain 29 §). Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista.



11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja käsitellään Googlen pilvipalveluissa, joten tietoja saattaa siirtyä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Google on sitoutunut noudattamaan EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -sopimusta.


12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.


Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Erimielisyystapauksissa rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelystä tietosuojaviranomaisille.

Alumni- ja sidosryhmärekisteriseloste

Henkilötietolain (523/99) 10§

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679


1. Rekisterinpitäjä

Satakunnan opiskelijatalo ry, y-tunnus 2528267-3

Antinkatu 7, 28100 Pori


2. Rekisterin nimi

Satakunnan opiskelijatalo ry:n alumni- ja sidosryhmärekisteri


3. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Toiminnanjohtaja Ida Talvinen

Satakunnan opiskelijatalo ry

Antinkatu 7, 28100 Pori

p. 0453323903

toiminnanjohtaja@opiskelijatalo.fi


4. Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään Satakunnan opiskelijatalo ry:n toimijoiden ja alumnien väliseen viestintään ja tiedottamiseen.


EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (Art 6 kohta 1 a) mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön dokumentoitu suostumus.


5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään rekisterin käyttötarkoituksen mukaisia tarpeellisia tietoja:

- Henkilöiden yhteystiedot: Nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, mahdollinen y-tunnus, toimintavuosi, Titteli/asema

- Muut henkilön itse antamat tiedot


6. Tietolähteet

Rekisterin tietoja kerätään jäseneltä itseltään tapahtumien ja kokousten yhteydessä. Tietoja voidaan kerätä myös muista yleisesti saatavilla olevista lähteistä.


7. Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa muuten kuin lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tai viranomaisten vaatimuksen edellyttämällä tavalla.


8. Tietojen säilytysaika

Rekisterin tiedot poistetaan välittömästi, kun käyttötarkoituksen mukaista perustetta niiden säilyttämiseen ei ole.


9. Rekisterin suojaus

Ainoastaan määrätyillä opiskelijatalon työntekijöillä ja luottamushenkilöillä sekä erikois- tapauksissa opiskelijatalo yhdistyksen kokouksella on oikeus käyttää rekisteriä. Tiedot on suojattu Google Drive -palvelun käyttöoikeusasetuksin ja kullakin käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, jotka vaaditaan sisäänkirjautumisen yhteydessä.


10. Tarkastus- ja korjausoikeus sekä oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (henkilötietolain 26 §).

Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen luovuttamista.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (henkilötietolain 29 §). Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista.



11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja käsitellään Googlen pilvipalveluissa, joten tietoja saattaa siirtyä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Google on sitoutunut noudattamaan EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -sopimusta.


12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.


Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Erimielisyystapauksissa rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelystä tietosuojaviranomaisille.